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GUIA COMPLETA DE PRODUCCIÓN DE EVENTOS VIRTUALES

La alternativa a los eventos y seminarios presenciales que no se van a celebrar durante el 2020 son los eventos virtuales: webinars, ferias virtuales, etc


A pesar de no poder disfrutar del networking en directo, cara a cara, con el intercambio espontáneo de ideas, es posible mantener tu negocio andando con buen pie, mantener el contacto con tus clientes y ¿por qué no?, tal vez hasta conseguir nuevos leads y clientes potenciales durante la crisis del COVID-19.

El valor de la interacción cara a cara nunca desaparecerá, pero hay momentos en que lo virtual es una parte necesaria de tu programa de eventos. Entonces, ante el distanciamiento social provocado por la pandemia del Coronavirus, organizar eventos virtuales, llámense Webinars, ferias virtuales, etc., podría ser la alternativa ideal para el éxito de tu negocio.

Organizar un evento virtual es una excelente oportunidad de expandir el alcance geográfico del marketing empresarial, realizar conexión con tus clientes y atraer nuevos prospectos que pudieran estar interesados en lo que ofreces, entre otras cosas.

Organizar un evento virtual requiere el mismo cuidado y atención que un evento presencial o en persona. Con ambos eventos, debes promover el evento de manera efectiva, involucrar a tus asistentes, crear momentos memorables para los participantes y demostrar el éxito del evento.

Al pensar en los eventos virtuales no como pequeñas presentaciones puntuales, sino como experiencias de valor agregado, impulsadas por el compromiso, puedes crear un evento impactante que se extienda más allá de la pantalla de una computadora. Entonces, ¿qué esperas para comenzar a crear tus eventos virtuales?

Comencemos con lo básico: ¿QUÉ ES UN EVENTO VIRTUAL?

Lo más probable es que hayas asistido a un seminario web en línea, hayas visto una clase de entrenamiento personalizado (on-demand workout class) o te hayas unido a una reunión utilizando una herramienta de videoconferencia, incluso puede que hayas asistido a una conferencia desde la comodidad de tu casa o escritorio. Todos estos son ejemplos de eventos virtuales. Un evento virtual es aquel en el que las personas experimentan el evento y su contenido en línea en lugar de reunirse en persona.

PRINCIPALES TIPOS DE EVENTOS VIRTUALES Los eventos virtuales no son un reemplazo para los eventos presenciales, sino un nuevo tipo que puedes utilizar para mejorar todo tu programa. A continuación te mostramos los 4 tipos principales de eventos virtuales:

1.- SEMINARIOS WEB  O WEBINARS   Los seminarios web o Webinars, por lo general tienen una duración de entre 45 y 80 minutos, su realización permite a los asistentes de todo el mundo unirse y escuchar mientras uno o más oradores presentan el contenido virtualmente. Las empresas pueden cobrar a los asistentes para que se unan a los webinars usando servicios de pago en línea o pueden ofrecerse de forma gratuita. Los seminarios web generalmente usan herramientas de videoconferencia que permiten preguntas y respuestas y la posibilidad de presentar videos en vivo o pregrabados y se ofrecen a petición, luego de haber culminado.

2.- CONFERENCIAS VIRTUALES Al igual que las conferencias presenciales, las conferencias virtuales contienen conferencias magistrales, sesiones de trabajo y más. Las conferencias virtuales incluyen contenido de varias sesiones al igual que herramientas de participación comunitaria. Aunque no son tan eficaces en términos de captación de participantes y creación de redes como un evento presencial, las conferencias virtuales permiten a los asistentes ver las ponencias en tiempo real, construir su propia agenda a partir de contenido relevante e interactuar con otros asistentes.

3.- EVENTOS HÍBRIDOS INTERNOS

Estos son los concejos o ayuntamientos, lanzamientos (kick offs) de ventas, los eventos de toda la empresa, los entrenamientos, las reuniones de departamentos y más. En el caso de las organizaciones que engloban países, incluso continentes, los eventos híbridos internos se utilizan para compartir un mensaje con toda la empresa cuando los empleados no están todos reunidos en el mismo lugar. Aunque sería estupendo traer en un vuelo a cada empleado a la sede de tu organización, sería increíblemente costoso, y la programación necesaria llevaría mucho tiempo.

4.- EVENTOS HÍBRIDOS EXTERNOS

Estos eventos se llevan a cabo para aquellos fuera de la organización. Pueden ser conferencias de usuarios o conferencias de la industria. Requieren niveles más altos de producción de video para que los asistentes virtuales reciban una calidad similar a la de los asistentes en persona. Estos eventos permiten que los asistentes que no pueden viajar al evento, puedan participar y aprender.  

¿POR QUÉ ORGANIZAR UN EVENTO VIRTUAL?

Los eventos virtuales se llevan a cabo por los mismos motivos que los eventos presenciales: para transmitir el mensaje de tu empresa para obtener clientes potenciales e ingresos, impulsar la adopción y generar lealtad de por vida. Durante años, los planificadores de reuniones y eventos han estado eligiendo entre eventos presenciales, virtuales e híbridos y se ha llegado a la conclusión que, cada tipo de evento tiene sus propios pros y contras.

ALGUNAS RAZONES PARA ELEGIR ORGANIZAR UN EVENTO VIRTUAL:

  • Accesibilidad: A diferencia de los eventos presenciales, las opciones virtuales te permiten adaptar un espacio para los participantes que no pueden asistir en persona.


  • Presupuesto: Si tu organización necesita reducir costos y realizar eventos más pequeños, los webinars te pueden ayudar a ahorrar dinero, que luego podrías invertir en un evento más grande anual, que atraiga una gran cantidad de clientes potenciales. También ayuda tener una opción virtual o híbrida cuando los presupuestos de los asistentes para viajar son una preocupación.

  • No hay otra opción: Ya sea debido al clima extremo, a prohibiciones de viaje o a un acto de Dios, te ves obligado a hacer tu evento presencial a uno virtual o cancelarlo por completo.

LO FUNDAMENTAL PARA LA PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

La planificación de eventos se reduce a lo fundamental, se deben realizar pensando en el marketing, la promoción de contenido y el enganche de los clientes. En pocas palabras esto es o básico y fundamental:

  • Los eventos virtuales, como los eventos en persona, necesitan un buen marketing. Sin una promoción específica y efectiva, la asistencia sufre.

  • El contenido es el rey. En un entorno virtual, tu contenido es tu evento. Los discursos de fondo poderosos y las sesiones atractivas adaptadas a tus asistentes son fundamentales.

  • Solo no tiene que significar solitario. Mantén a los asistentes virtuales comprometidos. Ofrece opciones que sean relevantes para cada tipo de asistente y utiliza guías de eventos en línea para eventos virtuales.

  • Los datos son la única forma de demostrar el éxito del evento. Medir el compromiso y capturar los datos de los asistentes es la única manera de demostrar el ROI (Retorno de la Inversión) del evento y activar el recorrido (viaje) del comprador.

ELEMENTOS DE EVENTOS VIRTUALES

Un evento virtual se construye con base al contenido, la participación de los asistentes y los datos. Si bien es cierto que los eventos virtuales no requieren comida y bebida (F&B – Food and Beverage), están formados por muchos de los mismos elementos que cualquier otro tipo de evento. La calidad de la producción de video y la conectividad serán importantes, así como el sitio que alberga la agenda y el contenido. Estos son los elementos que componen un evento virtual:

  • Sitio web del evento

  • Registro del evento

  • Contenido de la presentación en vivo

  • Audio / video unidireccional en vivo (Live Streaming)

  • Preguntas y respuestas (Q&A)

  • Encuestas en vivo a los asistentes

  • Toma de notas / diapositivas favoritas

  • Contenido grabado

  • Videoconferencias interactivas

  • Encuestas de retroalimentación

Escrito y publicado por 06/17/2020 | MARCELO R. RODRIGUEZ - MARCELO R. RODRIGUEZ. SECCIONES: ADMINISTRACION, TRANSFORMACION DIGITAL https://inqmatic.com/guia-completa-de-produccion-de-eventos-virtuales/

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