• AVCO VIRTUAL TEAM

¿Cómo serán los eventos virtuales en un año y cómo pueden prepararse las empresas?

Actualizado: hace un día

¿Cómo podrían verse los eventos dentro de un año?¿Qué deben hacer las empresas para adelantarse a estos cambios? Es probable que los eventos virtuales o híbridos (virtuales y en persona) sean la nueva modalidad durante al menos la mayor parte de 2021, o aún más años.


A estas alturas, es probable que todos hemos participado en un evento virtual, y probablemente para muchos de nosotros es bastante evidente que este formato llegó para quedarse a largo plazo. Queda por ver cómo seguirá desarrollándose la pandemia de COVID-19 en las próximas semanas y meses. Sin embargo, las empresas no pueden quedarse de brazos cruzados y esperar la claridad antes de planificar sus eventos para 2021 y más allá.


Éstas deben continuar con la planificación y, al hacerlo, suponer que estaremos funcionando virtualmente de alguna forma o modo a largo plazo. Sin embargo, requiere que las organizaciones hagan un cambio hoy para asegurarse de que tienen tiempo suficiente para planificar sus eventos futuros correctamente. Como señalé en un artículo anterior, la mayoría de los trabajadores no se sienten cómodos regresando a grandes eventos en persona, y no lo estarán al menos durante el resto de este año. Pero las organizaciones saben que no pueden detener todos los niveles de colaboración y trabajo en red.


Como resultado, creo que es probable que veamos eventos virtuales o híbridos (virtuales y en persona) durante al menos la mayor parte de 2021, o aún más años. Pero, estos eventos se verán diferentes a sus predecesores.



A continuación, algunas ideas sobre cómo podrían verse los eventos dentro de un año y qué deben hacer las empresas para adelantarse a estos cambios.


Renueva el enfoque en el contenido


Creo que una de las mayores quejas que la gente suele plantear después de un evento virtual es la falta de entusiasmo. Durante la pandemia, muchas empresas que nunca habían considerado organizar un evento virtual optaron por producir uno porque no podían realizar su reunión en persona.


Si bien su objetivo era noble, el error que muchos cometieron fue pensar que el contenido de un evento virtual era el mismo que el de uno en persona. Los eventos en persona se benefician de las multitudes y la interacción entre presentadores y asistentes; los eventos virtuales necesitan un impulso para lograr este aspecto.


Ya sea que quieran admitirlo o no, es fácil para los asistentes en una reunión digital realizar múltiples tareas. Es posible que vigilen el contenido digital mientras intentan lograr sus trabajos del día.


Para compensar, las organizaciones deben renovar su enfoque en el contenido producido explícitamente con una audiencia virtual en mente. Este contenido no tiene que ser llamativo, pero debe ser atractivo e interactivo para que los participantes sigan interesados ​​en el mensaje.


Planifiqua una forma virtual de participar


El enemigo del compromiso es el hábito que tienen los asistentes de abandonar una reunión en línea tan pronto como parece que el contenido está llegando a una conclusión. En otras palabras, a veces la gente no siente el deseo de socializar.


Uno de los beneficios de una reunión en persona es la capacidad de ponerse al día con los contactos existentes y forjar nuevos contactos. Quizás sea un aparte espontáneo con café o té entre sesiones, pero estas pequeñas reuniones a menudo conducen a conversaciones fructíferas. Seamos honestos: sin planificación, es un desafío hacer nuevas conexiones virtualmente.


Las organizaciones deben tener esto en cuenta e incorporar la oportunidad de hacer nuevas conexiones. Este enfoque podría adoptar muchas formas, como sesiones de trabajo más pequeñas, sesiones de tutoría y pausas para el café virtuales en las que los asistentes pueden inscribirse en reuniones individuales.


Considera un tipo diferente de valor agregado


Mientras que las empresas gastarían cantidades significativas de dinero en artículos para una conferencia, pueden redirigir esos presupuestos para ofrecer un tipo diferente de valor agregado. En lugar de repartir bolígrafos y cuadernos, las organizaciones podrían personalizar los obsequios para los asistentes, pero requieren el uso de datos.


En lugar de enviar correos electrónicos de talla única después del espectáculo, implemente un cuestionario antes de que comience el espectáculo que capture información más útil sobre los asistentes. Al comprender lo que quieren los asistentes y lo que los motiva, el equipo de ventas puede tomar esos conocimientos y usarlos para personalizar un plan de alcance.


A medida que el mundo emerge de la pandemia, es probable que las personas deseen un mayor valor de sus compromisos. Las organizaciones deben responder de la misma manera poniendo un ojo crítico en su oferta para asegurarse de que satisfaga los deseos de su audiencia.


Planifica para eventos virtual incluso después de la pandemia


Creo que es más que probable que todas las conferencias en el futuro, incluidas las de 2021 y más allá, incorporen algunos elementos virtuales. La idea de eventos virtuales es una que muchos contemplaron incluso antes de la pandemia, pero no necesariamente se adoptó a gran escala. Eso ha cambiado ahora. Incluso cuando las reuniones en persona se reanuden a gran escala, se verán diferentes.


Por ejemplo, las organizaciones pueden invitar a menos asistentes para que los eventos en persona sean más pequeños y permitan el distanciamiento social. Este enfoque permite a las empresas hacer que sus reuniones sean más íntimas y personalizadas.


Pero también significa que los eventos en sí mismos pueden llegar a una audiencia más amplia en general cuando los asistentes en línea se tienen en cuenta en la ecuación. Dado que es probable que los presupuestos sigan siendo ajustados en el futuro previsible, la inclusión de elementos virtuales permite a las organizaciones llegar a los asistentes que podrían no tener los medios para viajar.


Prepárate para lo imprevisto


La gente suele bromear sobre los peligros de predecir el futuro, y creo que ese sentimiento se aplica a este momento único en el tiempo. Estamos empezando a ver emerger una "próxima normalidad", pero aún queda mucho por cambiar.


Cualquier buen plan anticipa cierto nivel de incertidumbre. Sin embargo, el nivel de ambigüedad que sienten muchas empresas permanece cerca de un máximo histórico.


Las organizaciones que están cansadas de escuchar sobre el alto nivel de incertidumbre en el mundo tienen la oportunidad de agregar un grado de certeza a sus planes procediendo a construir eventos y reuniones alrededor de un componente virtual. Incluso si una organización planifica celebrar una conferencia de forma virtual, siempre se puede ampliar para incluir elementos en persona si las circunstancias mejoran.


No importa cómo se vean los eventos virtuales dentro de un año, una cosa es segura: el mundo quiere conectarse, y nada, incluida una pandemia, puede sofocar ese deseo. La responsabilidad recae en las organizaciones para fomentar la capacidad de conectarse de una manera que beneficie a todos los involucrados.


Publicado y escrito por Mark Roberts - Forbes

Septiembre 23, 2020

https://www.forbes.com/sites/forbescommunicationscouncil/2020/09/23/what-will-virtual-events-look-like-in-a-year-and-how-can-companies-prepare/

Join our mailing list an never miss an update!

  • White Instagram Icon
  • White Facebook Icon
  • White Twitter Icon
  • AVCO VIRTUAL CHANNEL

© 2020 by AVCO VIRTUAL