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Cómo organizar un evento virtual exitoso en las redes sociales

Actualizado: hace 6 días

Si bien los eventos virtuales han aumentado en los últimos cinco años, la pandemia Covid-19 hizo que este tipo de evento fuera obligatorio.

Las pautas de distanciamiento social y las normas de viaje han hecho que las grandes reuniones sean casi imposibles; sin embargo, las organizaciones de todo el mundo se han adaptado a las nuevas reglas y han creado eventos virtuales.


El primer paso para crear un evento en línea exitoso es elegir la plataforma que deseas utilizar. Si bien muchas empresas optan por Zoom (u otras plataformas de videoconferencia), las redes sociales también son una opción.


Casi todas las plataformas líderes de redes sociales tienen opciones de transmisión en vivo: Facebook Live, LinkedIn Live, Instagram Live, YouTube Livestream y Twitter Live. Instagram permite a los usuarios ir en vivo con otra persona, y Facebook lanzó una función de compra en vivo en mayo. Para eventos con un solo orador, cualquiera de estas opciones puede funcionar. Para preguntas y respuestas, Instagram podría ser la mejor opción.


Cuando escojas la plataforma de redes sociales, también es importante considerar quién asistirá al evento. ¿Tu público objetivo usa esa plataforma con regularidad? De lo contrario, puede que no sea la mejor opción. Después de escoger el sitio para organizar el evento, considera estos consejos para asegurarte de que todo funcione sin problemas.


Preparate, preparate, preparate


Los oradores deben hacer al menos uno, y preferiblemente algunos, ensayos para prepararse para el evento. Estas rondas de práctica pueden resolver todos los problemas y ayudar a organizar los problemas técnicos que puedan surgir más adelante. Este tipo de preparación es habitual durante un evento en persona, por lo que no debe omitir este paso durante un evento virtual. Especialmente si estás alojando a través de una red social que no usa con frecuencia, asegúrese de practicar algunas veces para evitar verte desorganizado cuando esté en vivo.


Pregraba algunas partes


Muchos eventos grandes que utilizan software de conferencias combinan elementos en vivo y pregrabados. Ésto también se puede hacer en las redes sociales. Si bien no es necesario reproducir los clips pregrabados, puedes tenerlos listos para publicar cuando finalice el evento. Tal vez explicar un concepto que la gente quiera volver a ver; en lugar de intentar grabarte en vivo, ten éste video listo para publicar cuando finalice el evento.


Interactuar con la audiencia


La mayoría de las capacidades en vivo de las redes sociales también tienen una función de chat. En lugar de dejar que la función de chat se ejecute sola, interactúa con la audiencia. Puedes hacer que un moderador recopile las preguntas más comunes y las responda en tiempo real o ahorre tiempo al final para hablar con los espectadores. La gente apreciará que se tome el tiempo para abordarlos y repasar cualquier concepto confuso que necesite más explicación. Por supuesto, es posible que no puedas responder a todos los chats, pero pídele a alguien que te ayude a encontrar las preguntas más comunes que surgen durante el evento.


Promocionar con información clara


Una gran parte de cualquier evento (presencial o digital) es mercadeo. Si bien desea exagerar el contenido, es igualmente crucial transmitir detalles precisos. Asegúrese de que la audiencia sepa a qué hora estarás en vivo (no te olvides de las zonas horarias),cómo pueden unirse, cuánto durará el evento, cómo pueden obtener más información y cualquier información relevante que necesiten. Haga que la afiliación sea lo más sencilla posible y explícales con precisión lo que deben hacer para participar.


No olvides promocionar en todas las redes. El hecho de que se publique en Twitter no significa que no debes promocionar en otras redes sociales, también debes aprovechar las listas de correo electrónico u oportunidades de promoción cruzada para aumentar el número de asistencia.


Establezca expectativas antes y haga un seguimiento después


¿Vas a estar en vivo pero tienes niños gritando de fondo? Todos estamos trabajando de forma remota y equilibrando la vida, así que déjale saber a tu audiencia que podrían escuchar algo de ruido de fondo en algún momento. No puede controlar si tu vecino comienza a cortar el césped fuera de su ventana, pero puedes informarle a los espectadores que estás en vivo desde tu casa, por lo que puede haber algo de ruido.


Después del evento, asegúrate de publicar todos los materiales inmediatamente. Si tienes una guía sobre la que hablaste, publícala en línea para que los espectadores puedan acceder a ella fácilmente y no tengan que esperar (y quizás olvidarla). Después del evento también es un momento excelente para publicar partes pregrabadas del evento para mantener a la audiencia comprometida.


Parece que la mayoría de los eventos serán digitales en el futuro previsible y se necesitará práctica para perfeccionar los elementos técnicos. Siempre que prepares a tu audiencia, practica, involúcrate y promueve, deberías ver el éxito con los eventos virtuales.


Publicado y escrito por Adrian Fisher - Forbes

13 de Octubre de 2020

7:40 am EDT

https://www.forbes.com/sites/theyec/2020/10/13/how-to-host-a-successful-virtual-event-on-social-media/

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