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Cómo ejecutar eventos virtuales: 6 Tendencias

Actualizado: hace un día

Los eventos nunca serán iguales que los de antes de la pandemia. Algunos organizadores de eventos virtuales comparten lecciones y tendencias aprendidas para involucrar a la audiencia antes, durante y después de los eventos virtuales

Innumerables eventos han hecho el cambio este año de un formato en persona a una experiencia virtual, una tendencia que continuará en la ajetreada temporada de conferencias de otoño. Se destaca una lección clave para los organizadores de eventos: desechar el libro de reglas.


“Los planificadores deben dejar de lado la idea de que pueden ejecutar su evento virtual con la misma agenda y formato que lo hacían en persona”, dice Ben Chodor, presidente de Intrado Digital Media, la empresa propietaria de INXPO, una plataforma de eventos virtuales.


De hecho, la audiencia de la conferencia y los oradores, además de los organizadores, deberán dejar de lado sus nociones preconcebidas de lo que deberían ser los eventos y mantener la mente abierta, dice Tiffany Jachja, evangelista tecnológica de Harness. “Antes, la mayoría de las conferencias tenían una forma bien definida de crear una experiencia interactiva y atractiva para la audiencia. Se podía deambular por los stands de la exposición, asistir a eventos de networking o hablar en el pasillo. El espacio físico y otras personas facilitaron muchas de estas interacciones orgánicas ”, dice. "Hoy tenemos que preguntarnos qué sucede cuando no estás físicamente presente para compartir un mensaje".



Planificando eventos virtuales: Lecciones aprendidas y las mejores maneras de hacerlo


Las lecciones aprendidas ahora darán forma al futuro de los eventos virtuales, incluso cuando regresen las conferencias en persona. Sigue leyendo para conocer los aprendizajes clave de Chodor, Jachja y otros organizadores de eventos, y siete tendencias para involucrar a la audiencia antes, durante y después de los eventos virtuales.


1. Crea una experiencia humana en un mundo virtual


Cuando el Simposio MIT Sloan CIO se trasladó a la serie virtual MIT Sloan CIO Digital Learning Series para 2020, Allan Tate, presidente ejecutivo del evento, no estaba seguro de si la audiencia pivotaría con ellos, dijo. En lugar de un evento en persona de un día en Cambridge, MA, la serie virtual se compone de cinco episodios a lo largo de varios meses, con el episodio final el 14 de octubre. Mantener la experiencia humana en el centro ha sido clave para mantener la audiencia se involucró, dice Tate.


"Para un formato virtual, he llegado a preferir paneles más pequeños para dar a cada orador más tiempo para interactuar entre sí y profundizar en sus respuestas", dice. “Deja que la audiencia observe una buena conversación, especialmente una centrada en el ser humano, sin importar cuál sea el tema. La experiencia humana está en el centro de todo. Esto permite al orador aumentar el enfoque de la audiencia al tiempo que es sensible al entorno global actual que nos rodea".


2. La tecnología puede hacer o dañar tu conferencia virtual


“Nuestra mayor lección aprendida al ejecutar eventos virtuales es que la tecnología puede hacer o dañar un evento. No importa qué tan bueno sea tu contenido, qué tan bien preparados estén tus oradores, si tu plataforma falla, tu evento falla. Si miramos los eventos que no han sido un éxito, la audiencia suelen citar algún componente técnico; no el contenido o los oradores ”, dijo Jess Bahr, director senior de crecimiento, y Cait Law, gerente senior de marketing de eventos y de campo en NS1.


Éstos consejan, no te limites a mirar una solución tecnológica, plataforma o socio.Aprovecha múltiples piezas de tecnología para crear la mejor experiencia posible para la audiencia.


“Cuando empezamos a buscar proveedores para organizar nuestros eventos virtuales, buscamos una plataforma que se encargara de todo, desde el registro y la venta de entradas hasta el alojamiento de los videos, las repeticiones y todo lo demás. Lo que descubrimos es que existen muchas plataformas excelentes que manejan componentes específicos y se integran con otros. Al igual que no existe un proveedor único que maneje todos los componentes de una conferencia en persona, no existe sólo una tecnología única y perfecta para realizar un evento virtual ”, dicen.


3. No escatimes en la calidad de producción

El tiempo es un recurso valioso en estos días; no esperes que las personas cambien el suyo por una experiencia virtual mediocre. Las conversaciones atractivas con la participación de la audiencia se pueden realizar con éxito, pero debes prestar suficiente atención a la calidad de la producción, dice Tate.


“Todos intentan volverse virtuales, por lo que hay una gran cantidad de contenido. La gente permanece ocupada durante la pandemia, así que aprovecha al máximo el tiempo de todos", dice. “Los temas bien pensados ​​combinados con oradores de primer nivel siguen siendo la clave para destacar entre la multitud. Los organizadores deben interactuar con la audiencia y escucharla. Haz muchas encuestas y sondeos. Los oradores y la audiencia deben tomarse el tiempo para brindar comentarios. Todos estamos aprendiendo juntos y todos queremos crear la mejor experiencia posible".


4. Vuelve a pensar en cómo conectar a la audiencia entre sí


Ciertas personas en la audiencia de eventos virtuales dicen que no hay nada que reemplace la interacción humana de las conferencias tradicionales, eso no significa que los organizadores no deban intentarlo, dice Ben Chodor.


"Ésto se puede hacer en salas para grupos pequeños, reuniones individuales, sesiones de oradores interactivos y 'happy hours' creativos". “La mayoría de las audiencias realmente extrañan el aspecto de 'networking' en una conferencia. Extrañan conocer gente nueva, dar la mano y estar entre sus compañeros. Cada evento virtual debe tener una forma de conectar a la audiencia e impulsar la interacción y el compromiso ”, dice Chodor. “Ésto se puede hacer en salas para grupos pequeños, reuniones individuales, sesiones de oradores interactivos y mediante 'happy hours' creativos o actividades centradas en la diversión. En este momento, los organizadores de eventos tienen la oportunidad de generar conexiones para las personas que han estado trabajando desde casa y anhelan inspiración, motivación y la oportunidad de hablar con colegas de la industria."


5. No te enfoques en las métricas antiguas


Deberás cambiar su definición de éxito, pero eso no es algo malo, dice Tiffany Jachja.


"Los resultados a considerar incluyen un mayor conocimiento de la marca, nuevas reuniones de negocios reservadas y la expansión de tu comunidad". “A veces definimos el éxito por el número de asistentes a la conferencia o inscritos. Pueden variar mucho para cada conferencia. Un evento nuevo de la industria virtual puede no tener el mismo alcance que una conferencia con tres o cuatro años de albergar eventos físicos. Centrarse en los resultados específicos del evento es más gratificante que forzar los números. Los resultados a considerar incluyen un mayor conocimiento de la marca, nuevas reuniones de negocios reservadas y la expansión de su comunidad ”, dice ella.


“Los eventos virtuales están destinados a reunir comunidades e industrias para celebrar el trabajo duro y los logros, compartir lecciones aprendidas y promover la próxima generación de tecnología. Debemos recordar eso para aprovechar al máximo la experiencia ”, dice Jachja.


6. Encuentra formas de involucrar a la audiencia antes, durante y después del evento.


El equipo de Greenvelope.com, una empresa de seguimiento de invitaciones y RSVP, ha ayudado a cientos de clientes a pasar de eventos en persona a eventos virtuales en los últimos seis meses. Los eventos virtuales exitosos tienen estas tendencias en común, dice Alex Kelsey, director de marketing de Greenvelope:


Comunícate con anticipación y mantén una comunicación abierta. Genera entusiasmo haciendo que las personas envíen preguntas, respondan encuestas y brinden comentarios con anticipación. Facilita la participación de la audiencia: el día del evento, vuelve a enviar el enlace para que la gente no tenga que buscar en sus bandejas de entrada. Proporciona una agenda de lo que la audiencia puede esperar y asegúrate de enmarcarla en términos de beneficios para la audiencia.


Brinda oportunidades para la interacción, la conexión y la construcción de una comunidad, pero mantenlas de bajo riesgo y baja presión. Ya sea que animes a las personas a participar a través de las redes sociales (por ejemplo, haga preguntas en Twitter usando hashtags específicos) o mediante mensajes a través de tu plataforma de eventos virtuales, asegúrate de responder y participar en tiempo real para mantener a las personas interesadas y entusiasmadas.


Si es posible, asóciate con empresas locales para permitir que las personas recojan una comida preestablecida, un postre, un kit de cóctel, etc., que acompañe el evento para que se sienta aún más comunitario.


Aprovecha los beneficios que ofrecen los eventos virtuales en comparación con los presenciales. Por ejemplo, para los eventos en persona, es más difícil saber en qué momentos la audiencia comienzan a perder interés. Utilica las capacidades de seguimiento que tengas (según la plataforma de eventos virtuales que elijas) para realizar un seguimiento del compromiso. ¿Cuándo se ponen lentos los mensajes o los tweets? ¿Qué secciones del evento tienen la mayor audiencia? ¿Qué 'landing page' o contenidos obtienen más clics de la audiencia del evento? Ésto puede ayudar a informar el contenido, los oradores y más para eventos futuros.


Publicado y escrito por Carla Rudder- The Enterprisers Project

7 de Octubre de 2020

https://enterprisersproject.com/article/2020/10/virtual-events-how-run-best-practices

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